Hoe Regio Rivierenland de regie op inburgering versterkte met de MOOI-applicatie.
Toen teammanager Inburgering Emmanouil Levendis vanuit het domein Leerplicht overstapte naar de rol van teamleider Inburgering, trof hij een situatie die qua digitalisering nog volledig blanco was: dossiers werden bijgehouden in Excel en losse mapjes. Inmiddels is onze MOOI-applicatie geïmplementeerd bij Regio Rivierenland. We interviewden Emmanouil en administratief medewerker Annette Groenveld, die betrokken is bij de implementatie van het systeem.
Toen Emmanouil startte als teammanager, was één van zijn eerste prioriteiten het in gebruik nemen van een goed werkend cliëntvolgsysteem. Vanuit zijn eerdere ervaring met het Jeugdvolgsysteem (JVS) van Metaobjects wist hij wat een domeinspecifieke applicatie kan doen voor werkdruk, eenduidigheid en verantwoording.
Hij vroeg zich af of zo’n aanpak ook toepasbaar zou zijn op Inburgering. Dankzij het flexibele en schaalbare platform van Metaobjects kon er snel een framework worden neergezet en verder worden doorontwikkeld.
De uitdaging: Van blanco naar bouwsteen
Toen we Emmanouil vroegen naar de grootste uitdaging in de oude situatie, was hij duidelijk: “Als leidinggevende is het belangrijk om te sturen op output. Dat kon in de oude situatie nauwelijks. We misten procesmonitoring, zicht op caseload en eenduidige dossieropbouw.”
Voorheen werd niet meteen duidelijk wat er daadwerkelijk uitgevoerd was. Gelaagde informatievoorziening was niet mogelijk. “Uiteindelijk wil je dat het hele team efficiënt met hun tijd omgaat en dat een applicatie hieraan bijdraagt.”
Laten we kijken hoe het wél kan
De inburgeringsapplicatie bestond nog niet, maar de basis wél. Ons platform biedt een stevig fundament waarop we met een flexibele ‘blokkendoos’ van modules en werkprocessen vlot konden voortbouwen.
“Metaobjects heeft zichzelf vooraf goed ingelezen in de processen. Natuurlijk konden wij vertellen dat er zaken zoals een brede intake of een Persoonlijk Inburgeringsplan (PIP) geregistreerd moesten worden. Maar doordat zij dit al in het vizier hadden, hoefden we niet zelf alle systeembenodigdheden en vereisten op te stellen en konden ze snel meedenken in een technische oplossing.”
Die manier van werken maakte het vanaf het begin een gezamenlijk proces. Het team van Regio Rivierenland gaf feedback, wij pasten aan en zo bouwden we samen aan een applicatie die echt vóór de gebruikers werkt.
In plaats van ‘haal-en-breng’ werd het co-creatie. Deze manier van werken zorgde voor tempo en vertrouwen. Kwam er een vraag of knelpunt, dan was de reactie niet: “dat kan niet”, maar: “laten we kijken hoe het wél kan”. “Dat werkt fijn en geeft vertrouwen,” licht Annette toe.
Een belangrijk pluspunt vindt zij dat Metaobjects sterk inzet op kennisoverdracht en zelfredzaamheid bij het gebruik van het systeem. “We liepen eens ergens tegenaan in het systeem, waarvoor Rob al een instructie had gestuurd. Het lukte ons daarna nog steeds niet. Toen kwam Rob naar ons toe, testte het zelf en liep tegen precies dezelfde dingen aan. Hij herkende en erkende het probleem en ging ermee aan de slag. Dat willen begrijpen en de drive om het op te lossen werkt ontzettend fijn.”
De oplossing: MOOI-applicatie
Het gezamenlijke proces mondde uit in de MOOI-applicatie: een systeem dat gemeenten ondersteunt bij het volledige inburgeringsproces. Vanaf de warme overdracht door het COA tot en met de brede intake en het Persoonlijk Inburgeringsplan (PIP) wordt alle informatie overzichtelijk vastgelegd en gemonitord. Daarmee krijgen gemeenten grip op hun (wettelijke) taken, terwijl cliënten optimaal begeleid worden, afgestemd op hun leerroute en persoonlijke situatie.
Wat de applicatie bijzonder maakt, is de combinatie van overzicht en handelingsperspectief. De uitkomsten van een PIP worden direct vertaald naar de juiste leerroute en termijnen, zodat de gemeente altijd het totaaloverzicht behoudt. Met duidelijke rapportages en signaleringen kan het team proactief handelen, sneller bijsturen en beleid onderbouwen met actuele data. Inburgering wordt zo niet alleen een verplichting, maar een effectief en beheersbaar proces.
Naast wettelijke taken ondersteunt de applicatie ook de begeleiding van inburgeraars, met onder andere de zelfredzaamheidsmatrix en financiële ontzorging. Bovendien kunnen zij de toegekende Speciale uitkeringen (SPUK-middelen) eenvoudig invoeren en koppelen, waardoor altijd helder is welke kosten zijn gemaakt en welk budget nog beschikbaar is.
De impact
Sinds de livegang werkt het team niet langer met losse Excel-bestanden, maar met een logisch opgebouwd dossier dat sturen op output mogelijk maakt. Consulenten hebben een overzichtelijke takenlijst – met zowel handmatig als automatisch aangemaakte taken- en gebruiken uniforme sjablonen voor brieven. Dat bespaart tijd en zorgt voor herkenbaarheid. Door de voor Emmanouil herkenbare opzet (vergelijkbaar met JVS) was de leercurve van zijn team goed te managen. Hij kon het team voor een groot deel zelf op weg helpen.
Tegelijkertijd is door MOOI de continuïteit geborgd: collega’s kunnen elkaars werk overnemen wanneer dat nodig is. Voor beleid en verantwoording levert de applicatie de juiste cijfers op; van aantallen en leerroutes tot jaarverslaginformatie en SPUK-inzicht.
De samenwerking is niet gestopt bij oplevering: nu het systeem in gebruik is krijgen we waardevolle gebruikersfeedback, dat leidt weer tot aanpassingen of optimalisaties. Zo blijft het systeem doen wat het moet doen; tijd vrijspelen bij de consulenten om de cliënten zo goed mogelijk te helpen.
De belangrijkste opbrengsten op een rij:
- Regie op dossiers: eenduidige opbouw, altijd inzage in wat er gebeurt en wat er volgt.
- Tijdwinst voor consulenten: dankzij sjablonen en automatische taken.
- Betere sturing voor leidinggevenden: zicht op output en caseload.
- Consistente communicatie: uniforme brieven en heldere afspraken bevorderen vertrouwen bij inburgeraars.
Voor cliënten is het fijn dat up-to-date informatie beschikbaar is bij de consulent. Dit geeft vertrouwen en zij kunnen meteen voortbouwen daarop. Dat scheelt tijd en energie.
In co-creatie
De samenwerking tussen Regio Rivierenland en Metaobjects laat zien wat er mogelijk is wanneer ICT en praktijk écht samenkomen. Vanuit een blanco start is in korte tijd een applicatie ontstaan die niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar vooral de werkpraktijk ondersteunt: consulenten werken sneller en overzichtelijker, leidinggevenden kunnen sturen op output en inwoners ervaren meer continuïteit.
Wat deze case bijzonder maakt, is de manier waarop de applicatie is ontwikkeld: in co-creatie, met oog voor wat de klant écht nodig heeft, met de overtuiging dat software voor mensen moet werken.
Ook regie op inburgering voeren met MOOI?
We denken graag mee over een passende inrichting voor jouw gemeente of regio. Mail Rob Stad via verkoop@metaobjects.nl.
