Goed en efficient geregeld
Platform modules
Module Archivering
We bieden een volwaardige archiveringsmodule die voldoet aan de normen en eisen van MDTO. Het doel van MDTO is het op uniforme manier vastleggen en uitwisselen van de metagegevens die noodzakelijk zijn voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Bij het vastleggen worden geen waardevolle metagegevens vergeten, en bij het uitwisselen zijn geen foutgevoelige en bewerkelijke vertalingen nodig. Hiermee wordt de kwaliteit van de metagegevens bevorderd tegen lagere kosten.
De Archiefregeling 2009 verplicht elke overheidsorganisatie een metagegevensschema vast te leggen en aan elk blijvend te bewaren informatieobject bepaalde metagegevens te koppelen (Artikel 19, alleen van toepassing op blijvend te bewaren informatie). MDTO helpt om aan deze verplichting te voldoen. MDTO is de opvolger van de TMLO norm.
De module is ISO 16175 gecertificeerd. Deze norm gaat over de principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving, en is een internationale norm die functionele vereisten voorschrijft voor het beheren van digitale records. Met deze norm voldoen we aan dezelfde eisen als de bekende zaaksystemen voor wat betreft het archiveren.
De archiveringsmodule is een apart af te nemen module. De voordelen voor u als klant zijn:
- Ons product hoeft niet gekoppeld te worden aan een zaaksysteem om te kunnen archiveren.
- De kosten voor de module zijn lager dan de kosten voor een koppeling met een zaaksysteem. Daarnaast wordt de module in geval van een regionale samenwerking per regio afgenomen, waardoor de kosten dus door meerdere gemeenten gedeeld kunnen worden.
- Zaaksystemen verwerken geen kenmerken zoals onderwijsnummers, kwalificatieplicht en startkwalificatie, data die voor onderwijs belangrijk zijn.
- Deze module vergt veel minder onderhoud voor de beheerders.
- Met deze module kunnen we data met een druk op de knop klaarzetten voor vernietiging.
- Er kan vernietigd worden op basis van bijvoorbeeld start- of einddatum van een werkproces. Vernietiging kan ook afhankelijk worden gemaakt van het resultaat van het werkproces.”
- Het is mogelijk dat er binnen een regio verschillende selectielijsten per gemeente gebruikt worden.
Module BI
Middels deze module bieden we de mogelijkheid om alle (gewijzigde) relevante gegevens uit onze applicatie periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) te exporteren in een gestandaardiseerd CSV formaat. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld via FTP-S1 vanaf een bestandlocatie worden opgehaald om verwerkt te worden in uw eigen gemeentelijke BI omgeving. De export loopt geheel automatisch op de achtergrond. Er is na inrichting geen menselijke tussenkomst nodig voor het maken van de bestanden. Daarnaast ondersteunen we het versturen via HTTP-S en het uploaden naar een SFTP2 omgeving van de klant. In beide gevallen gebruiken we certificaten voor zowel de authenticatie als beveiliging van de verbinding (tweezijdig TLS).
Het dagelijks communiceren van álle data is geen duurzame strategie. Bovendien mag niet alle informatie (denk bijvoorbeeld aan WPG informatie) met andere afdelingen binnen de gemeente worden gedeeld. Daarnaast is voor de meeste gegevens de mutatiegraad heel laag en de hoeveelheid gegevens heel groot. Daarom hebben wij nagedacht over een strategie waarbij we op basis van een specifieke koppeling inrichting, de delta’s in de onderliggende informatie kunnen uitwisselen. Zodoende worden alleen de nieuwe, gewijzigde en verwijderde relevante gegevens ten opzichte van de laatste export gecommuniceerd.
Module MBO Koppelpunt
Deze module kan als aanvulling aangeschaft worden in JVS voor het Doorstroompunt. Het MBO-koppelpunt is een landelijk dekkende voorziening die de aanmeld statussen bijhoudt van alle aanmeldingen bij de MBO-instellingen. Het MBO-koppelpunt is gekoppeld aan de landelijke Voorziening Centraal Aanmelden MBO (CAMBO).
CAMBO heeft als primaire taak studenten te authentiseren die zich willen aanmelden voor een VAVO- of Mbo-opleiding en laat deze zich centraal aanmelden. Het resultaat van de koppeling is dat in JVS informatie wordt opgehaald uit het koppelpunt over de aanmeldstatus van de leerling. Die statussen zijn:
- Aanmelding ontvangen
- Jongere gaat ingeschreven worden
- Aanmelding is ingetrokken
- Leerling is ingeschreven
- Leidt niet tot inschrijving
Standaard wordt er om de 30 minuten een bericht gestuurd. De informatie die wordt doorgestuurd bevat naast de aanmeldstatus ook de gegevens over de leerling en de onderwijsinstelling.
Met de informatie uit het MBO Koppelpunt wordt het dus direct zichtbaar in JVS of een overstap leerling is aangekomen op het MB.
Hoe is dit in JVS zichtbaar?
Wij zorgen ervoor dat met de koppeling de aanmeldstatus gekoppeld wordt aan de persoon. Met de aanmeldstatus kunnen we vervolgens een aantal dingen doen:
- Van dit kenmerk kunnen we de “Kerngegeven Index” aanzetten waardoor dit kenmerk zichtbaar wordt op de schermen met de persoonsgegevens.
- Het kenmerk kan getoond worden in de zoekwizard waardoor er op gezocht en gefilterd kan worden.
- Het kenmerk kan gebruikt worden in filterdefinities waardoor er maatwerkrapportages kunnen worden gemaakt die je onder Menu>Selecties kunt gebruiken. Denk aan een overzicht van personen uit gemeente x met aanmeldstatus “leidt niet tot inschrijving” op peildatum x.
- Het kenmerk kan gebruikt worden in automaten waardoor we bijvoorbeeld een werkproces “Overstapper” kunnen aanmaken als de aanmeldstatus anders is dan “Leerling is ingeschreven”. We zouden ook werkprocessen “Overstapper” automatisch kunnen afsluiten als de aanmeldstatus is gewijzigd naar “Leerling is ingeschreven”.
- We kunnen een signaal afgeven als de aanmeldstatus is “Aanmelding is ingetrokken” of “Leidt niet tot inschrijving”.
- We kunnen een rapportage maken die inzicht geeft in het aantal overstappers per school.
Module Microsoft 365
Het is mogelijk om voor onze producten een koppeling te maken met de Microsoft 365 omgeving van de gemeente. Indien de gemeente gebruik maakt van deze service van Microsoft is het waarschijnlijk dat onder andere de mail en agenda functie van Microsoft 365 worden gebruikt. We bieden de volgende mogelijkheden wanneer er gekoppeld is met Microsoft 365.
Module Open Formulieren
Open Formulieren is ontwikkeld volgens de Common Ground-principes, specifiek voor én door overheidsorganisaties, met een sterke focus op gebruiksgemak voor zowel burgers als gemeentelijke beheerders. Gemeenten kunnen Open Formulieren bijvoorbeeld inzetten voor aanvraagformulieren voor leerlingenvervoer, antwoordformulieren voor absoluut verzuim en voortijdig schoolverlaten of bezwaarschriften, onder andere in het kader van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).
Open Formulieren biedt functies zoals slimme veldvalidatie en geavanceerde logicaregels, waarmee formulieren effectiever en gebruiksvriendelijker worden. Werkt uw organisatie met Open Formulieren? Dan kunnen wij koppelen met de Open Formulieren-standaard, zodat gegevens uit het formulier direct in de applicatie terechtkomen.
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?
We komen graag vrijblijvend langs om te kijken hoe uw administratie, processen en rapportages in het sociaal domein efficiënter kunnen – en of onze applicaties daarbij kunnen helpen.